对账单注意事项

陈志（上海智坚律师事务所20160401）

律师意见：

对账单是非常重要的资料，在没有签订合同或合同缺失的情况下，仅凭借对账单，法院也会支持甲方的诉讼请求。

             

  范本                                                                   

 

对   账   单

深圳张三律润企业管理咨询有限公司：

截至 2016  年  2 月 1  日，本司向贵司供应某某某产品，总计金额为人民币  100万   元。发票已经开具80万元。

贵司 已经向本司支付人民币   60 万 元，尚有货款共计人民币   40万   元未支付。

                           上海智坚律师事务所有限公司 （章）                             

                                 2016 年  4 月  1  日

 

 

 

本司对于上述情况予以确认。

 

 

               深圳张三律润企业管理咨询有限公司（章）

                              经办人：

                                  年    月    日

                                                                     

 

 

律师意见：

1、          合同签订后，甲方虽然履行了送货义务，但是实际中乙方具体的拖欠多少货款，需要乙方的书面文件进行证明。对账单可以确定一个具体的欠款金额。

2、          对账单对于长期买卖关系更为重要，双方存在多份合同，此时对账单对于甲方就尤为重要。因为乙方的付款一般都是会比较清楚的，每一笔金额都有记录可以查询。由于有多份合同，一般会有大量的送货单，如果发生争议，甲方需要提供所有的送货单以证明履行义务情况，如果送货单部分丢失，则甲方的举证存在很大的问题，因为此时乙方的付款可能已经超过了甲方送货单上的货款金额。但是，如果有对账单，就可以将某一个截止日期的乙方的欠款金额予以确定，甲方就不再需要将此日期前所有的送货单进行举证。

3、          如果甲方按照乙方要求多送了一些货物（没有另行签订合同），对账单就可以将这些货款全部进行写明，以防止在无合同的情况下，存在举证的问题。

4、          甲方一般需要提前准备两份对账单，一份给乙方，另一份由乙方盖章签字后由甲方持有，甲方应该将原件妥善保管。如果乙方是传真回甲方，则甲方应该考虑到传真件毕竟是复印的资料，此时需要考虑到欠款的金额、其他证据的充分性，来决定是否另行要求乙方将原件快递给甲方， 或甲方派人去取原件。

5、          对账单上除了要盖有乙方的公章外，也应该要求乙方的经办人员签字确认。如果乙方没有加盖公章，而是加盖财务专用章、采购专用章等印章，也可以。但是甲方就存在着一定的风险，在乙方否则这些印章的情况下，甲方首先要证明印章的真实性。

6、          对账单尚必须明确的截至某天，这样在此日期之后的货款就应该另行计算。

7、          乙方拖欠货款未支付的情况下，甲方应该及时的制定对账单以让乙方确认，不能拖延时间过长。一旦时间过长，如果乙方存在资料丢失、人员变动等情况，在乙方进行内部的对账等事务的时候，就会出现乙方真的无法确认拖欠甲方货款金额，对账单就更难以确定。律师建议是拖欠超过一个月的，就应该签订对账单。

8、          如果乙方对于对账单的数字有异议，则可以让乙方在盖章并签字的同时，让乙方在空白处进行说明，比如对账单是100万元货款，乙方认为只有95万货款，可以让乙方直接注明就可以了。虽然对账单上有乙方的异议，总比没有对账单要好。

9、          对账单上除了将乙方拖欠货款的具体金额予以确定之外，还应该将甲方其他的已经履行的义务予以确认，如开具的发票金额。因为一般情况下，甲方将发票给乙方时，是不会要求乙方进行签收。这样，在发生争议后，如果乙方否认收到发票，则甲方存在举证的问题。

10、       在前一份对账单签署后，如果双方有新的业务，或者乙方拖欠的金额比较大，甲方应该要求乙方签署新的对账单。

11、       对账单是合同纠纷中最有效的证据，对账单涵盖了合同和送货单的功能。当然，就算有对账单，合同和送货单也应该予以妥善保管。

12、       如果乙方以多种理由不愿意对对账单进行签收，比如称负责人、财务人员、或者经办人员不在公司，或者称资料需要核对等等理由。乙方不签署对账单真实的原因可能是：一、乙方不想支付拖欠的货款，比如质量有问题，交货延期等情况，此时双方应该协商，建议甲方减少部分货款，以妥善解决。二、乙方经营出现了问题，资金可能短缺，甚至可能会倒闭。则甲方就要考虑及时起诉至法院，因为乙方如果正常经营并愿意支付欠款，只是出于公司的流程或者流动资金紧张的原因，没有理由不进行对账。这种情况下，拖延的时间越长，对于甲方的风险就越高。